Das mehrfach ausgezeichnete Drei-Hauben-Restaurant DEVAL ist ein zielstrebiges, inhabergeführtes Unternehmen mit höchstem Anspruch an Qualität, Gastfreundschaft und Professionalität.

Auf zwei Ebenen mit insgesamt 28 Sitzplätzen verwöhnen wir unsere Gäste mit sorgfältig komponierten Menüfolgen - ganz bewusst ohne À-la-carte-Angebot. Wir arbeiten ausschließlich mit in Österreich produzierten Waren und legen bei der Gestaltung unserer Menüs größten Wert auf Kreativität, Handwerk und Saisonalität. Ein erstklassiger Service rundet das besondere Erlebnis für unsere Gäste ab.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine organisierte, verantwortungsbewusste und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die die administrativen, organisatorischen und personellen Aufgaben unseres Unternehmens eigenverantwortlich koordiniert.

In dieser Schlüsselposition arbeiten Sie eng mit dem Gesellschafter vor Ort und den Gesellschaftern der GmbH zusammen und übernehmen die organisatorische, administrative und personelle Koordination des Unternehmens. Sie sind die zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitern, Lieferanten, Gästen und externen Partnern und sorgen dafür, dass alle administrativen Abläufe professionell und effizient organisiert sind.

>> Office & Operations Manager (m/w/d) | 20 Std/Woche | Wien | Eintritt ab sofort möglich <<

Anstellungsart: Teilzeit

• Bearbeitung der täglichen Korrespondenz, E-Mails und Anfragen B2B & B2C (schriftlich und mündlich)

  • Reservierungsmanagement und Gästekommunikation (schriftlich wie telefonisch)

  • Angebotslegung für Private Dinings (in Abstimmung mit dem Gast, der Küche und dem Service in Englisch und Deutsch)

• Unterstützung der Gesellschafter bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

  · Aktive Arbeit im Backoffice der Registrierkasse Swiftcash (Produkte anlegen, Auswertungen erheben, Monatsabschlüsse ziehen)

• Sicherstellung von Qualitäts-, Hygiene- und Servicestandards lt. HACCP

• Div. Marketingmaßnahmen (Erstellung/Abstimmung von Druckvorlagen, Abstimmung mit der Social Media Agentur, Freelancer)

• Ansprechpartner/in für Mitarbeiter in administrativen und personellen Angelegenheiten
• Verwaltung und Pflege von Personalunterlagen
• Vorbereitung von Unterlagen für die Lohnverrechnung
• Kontrolle von Personalkosten inkl. Dienstzeitenkontrolle, Urlaubsplanung, Recruiting, Personalplanung (Arbeitsrechtwissen von Vorteil)
• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Urlaubs- und Abwesenheitsplanung (Planung Betriebsurlaube)
• Kommunikation mit Steuerberatung, Buchhaltung und externen Dienstleistern
• Zahlungsvorbereitung für die Geschäftsführung
• Führung von Inventuren
• Warenwirtschaft / Einkauf
• Kalkulation des Wareneinsatzes/Verkaufspreise neuer Produkte
• Rechnungsprüfung und Ablage inkl. Zahlungsvorbereitung
• Monatsreports für die Geschäftsführung
• Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für den Steuerberater
• Verwaltung von Lieferantenunterlagen und Zahlungsübersichten
• Führung der Inventuren und Warenwirtschaft (Einkauf)
• Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Fristen
• Betreuung und Koordination von Lieferanten und Geschäftspartnern
• Termin- und Meetingkoordination
• Unterstützung bei Reservierungs- und Gästemanagementprozessen
• Organisation und Begleitung von Veranstaltungen, Kooperationen und Netzwerk-Events
• Repräsentation von DEVAL bei ausgewählten Veranstaltungen
• Unterstützung bei interner und externer Kommunikation
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und organisatorischen Auswertungen
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse und Abläufe
• Terminisierung, Organisation und Kontrolle Einhaltung der betrieblichen Richtlinien lt. Betriebsanlagenakte

• Berufserfahrung im Office Management, in der Administration, Hotellerie, Gastronomie oder einer vergleichbaren Position
• Hohes technisches Verständnis (MS Office, Backoffice Reservierungssystem und Registrierkasse, etc.)
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Organisationstalent und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsei
• Professionelles und freundliches Auftreten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise bringen Sie Erfahrung mit der Pflege von Websites (Wordpress), Social-Media-Kanälen sowie mit Canva oder einfachen Content-Management-Systemen (CMS) mit
• Interesse an Gastronomie, Kulinarik und Gastfreundschaft

• 5 Tage/Woche 20 Std/Woche
• Geregelte Arbeitszeiten (MO-FR zwischen 11.00 - 15.00 Uhr)
• Betriebsurlaub Sommer & Winter (in gemeinsamer Absprache)
• Zentrale Lage (hinter dem Wiener Parlament) mit guter öffentlicher Anbindung
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit den Gesellschaftern und der Geschäftsführung
• Geregelte Arbeitszeiten
• Keine Abenddienste
• Keine Teildienste (Split Shifts)
• Ein professionelles, wertschätzendes und familiäres Arbeitsumfeld
• Die Möglichkeit, aktiv am weiteren Wachstum eines mehrfach ausgezeichneten Fine-Dining-Restaurants mitzuwirken